Como cadastrar projeto
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Realizar a manutenção (inclusão, alteração e exclusão) das informações vinculadas a um projeto.
Trata-se de um processo importante, já que grande parte das informações do sistema está diretamente relacionada a projetos (ex.: apropriação de horas, aplicação do conceito de custos diretos, etc.).
- Antes de iniciar o cadastro de um projeto, é necessário cadastrar os clientes, os tipos de projeto, os status de projeto e, se for o caso, a classificação financeira (que é um campo de preenchimento obrigatório para que o processo de faturamento possa ser realizado pelo sistema).
- Recomenda-se que o nome do projeto seja iniciado com uma codificação padrão que, via de regra, traz uma quantidade fixa (ilimitada) de caracteres (geralmente numéricos) seguidos do nome do projeto. A ideia é que este código seja único e que seja utilizado como ferramenta para organização dos projetos do escritório.
- O código padrão do projeto pode ser utilizado como rótulo base, pois, nesse caso, será o prefixo de todos os rótulos de apropriação (que serão diferentes para cada fase). Para que as apropriações sejam precisas, um rótulo não pode conter nem estar contido em outro para um mesmo usuário; neste cenário, a criação de uma codificação única por projeto (citada no item anterior) minimiza esta hipótese.
- É importante informar a área (ou medida) do projeto para que, no futuro, seja possível analisar os índices de produtividade gerados automaticamente pelo sistema.
- O campo ADM (Administração Técnica) deve ser utilizado nos casos em que houver a prestação de serviço de administração de obra/projeto. Neste caso, deve ser informado o percentual que será cobrado para a execução deste trabalho.
- Os botões “Fornecedores” e “Contatos” são utilizados para criar vínculos entre o projeto e as empresas e/ou pessoas que participaram dele.
- O espaço “Contrato” possibilita a inserção de informações contratuais (como o número do contrato, o estágio em que se encontra e a data do contrato) referentes ao projeto em questão.
- O código do desenho tem relação com o módulo de desenhos e, em geral, é utilizado para projetos de cálculo estrutural. Neste campo, deve-se inserir o prefixo que será utilizado em todos os desenhos realizados no projeto; geralmente, este código é predeterminado pelo cliente.
- A caracterização da execução de um projeto como interna ou externa (na área “Tipo de Execução”) foi criada, basicamente, para o refinamento do processo de rateio de custos indiretos entre os projetos. Projetos executados internamente recebem a carga de despesas indiretas de forma proporcional à sua participação naquele período; já os projetos terceirizados não devem ser sobrecarregados com esta carga, justamente por terem sido executados fora do escritório.
- A ferramenta GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) pode ser utilizada para vincular arquivos ou digitalizações de documentos a um determinado projeto.
- A opção “orçamento” é utilizada para os casos em que haverá o acompanhamento de execução das obras. Neste campo, deve-se informar o orçamento que servirá como base para a comparação entre orçado e realizado; geralmente, este orçamento passa por uma aprovação prévia por parte do cliente.
- A opção “Ordem de serviço” é utilizada para a criação do planejamento do projeto e alocação de equipes.
- No momento em que o cadastro do projeto for finalizado, dois alertas serão exibidos (caso as ações a seguir ainda não tiverem sido feitas): o primeiro possibilita a criação da ordem de serviço (criando as fases a partir do tipo de projeto ou do template da empresa) e o segundo possibilita a criação de rótulos para a apropriação automática de tempo. Recomenda-se que os dois itens sejam criados no momento da inserção do projeto, de forma que todo o processo subsequente transcorra de forma automática.
